Version en vigueur au : 10/08/2026
Article 1 – Objet
Les présentes Conditions Générales d’Inscription et de Participation, ci-après dénommées « Conditions Générales », ont pour objet de définir les conditions d’inscription et de participation aux événements organisés par l’association GnOlogiK, association régie par la loi du 1er juillet 1901.
GnOlogiK organise dans le cadre de son objet associatif des activités ludiques et culturelles, notamment des jeux de rôle grandeur nature (GN), jeux immersifs, escape games, animations et événements apparentés.
Les présentes Conditions Générales s’appliquent aux inscriptions aux événements organisés par GnOlogiK lorsqu’une Participation Aux Frais (PAF) est demandée.
Elles ne transforment pas la nature associative et non lucrative des activités de GnOlogiK.
Article 2 – Identification de l’association
Les événements sont organisés par :
Association GnOlogiK
Association régie par la loi du 1er juillet 1901
Siège social : 25 rue de la Forêt 77160 Chenoise
RNA : W771018281
SIRET: 889 105 094 00029
E-mail : contact@gnologik.com
Site internet : www.gnologik.com
Article 3 – Acceptation et documents applicables
L’inscription à un événement implique la prise de connaissance et l’acceptation des présentes Conditions Générales.
Selon l’événement, elles peuvent être complétées par :
- la page de présentation de l’événement ;
- les informations publiées sur la billetterie ;
- le règlement de l’événement ;
- les règles de sécurité ;
- les règles de jeu ;
- les informations pratiques transmises aux participants ;
- et, le cas échéant, des conditions particulières.
Ces documents complètent les présentes Conditions Générales pour les éléments propres à l’événement concerné.
En cas de contradiction portant sur une caractéristique particulière d’un événement, les conditions particulières expressément communiquées au participant lors de son inscription prévalent.
Article 4 – Nature associative de l’activité et Participation Aux Frais
GnOlogiK est une association à but non lucratif dont les événements sont organisés dans le cadre de son objet associatif, principalement grâce à l’implication de bénévoles.
La somme demandée lors de l’inscription constitue une Participation Aux Frais, ci-après « PAF ».
La PAF contribue au financement de l’organisation de l’événement et notamment, selon les manifestations, à la location des lieux, l’assurance, la logistique, les décors, accessoires, costumes, consommables, repas, matériels, prestations techniques et plus généralement aux dépenses nécessaires à la réalisation des activités de l’association.
Le versement de la PAF donne au participant, sous réserve de la validation de son inscription et du respect des présentes Conditions Générales, le droit de participer à l’événement concerné.
La PAF ne constitue donc pas un don effectué sans contrepartie et n’ouvre pas, à ce titre, droit à la délivrance d’un reçu fiscal pour don.
La fixation d’une PAF et l’existence d’une contrepartie liée à la participation ne modifient pas, à elles seules, le caractère non lucratif de l’association.
Article 5 – Caractéristiques des événements
Les caractéristiques essentielles de chaque événement sont précisées sur sa page de présentation, sa billetterie ou dans les documents communiqués aux participants.
Peuvent notamment y figurer :
- la nature de l’événement ;
- les dates et horaires ;
- le lieu ou la zone géographique ;
- le montant de la PAF ;
- les conditions d’âge ;
- les prestations incluses ;
- les modalités d’hébergement ou de restauration ;
- les équipements nécessaires ;
- les contraintes physiques ou matérielles particulières ;
- les règles spécifiques de participation.
Le participant doit prendre connaissance de ces informations avant son inscription.
Les illustrations, photographies, cartes, textes d’ambiance et autres éléments destinés à présenter l’univers ou l’atmosphère d’un événement ont principalement une fonction illustrative.
La nature même du jeu de rôle grandeur nature implique que son déroulement puisse évoluer en fonction des actions des participants, des choix scénaristiques, des contraintes matérielles, des conditions météorologiques et des décisions de l’équipe organisatrice.
Aucun déroulement scénaristique particulier ni résultat individuel ne peut être garanti.
Article 6 – Inscription
L’inscription est effectuée selon les modalités précisées pour chaque événement.
La personne procédant à l’inscription s’engage à fournir des renseignements exacts et à jour.
Lorsque l’inscription est effectuée pour le compte d’une autre personne, celle-ci doit prendre connaissance des présentes Conditions Générales et des règles applicables à l’événement.
Selon les événements, l’inscription peut notamment être soumise :
- au paiement de la PAF ;
- à la fourniture des informations demandées ;
- au respect de conditions d’âge ;
- à l’acceptation du règlement ;
- à la validation d’une candidature ;
- à l’attribution ou à la validation d’un personnage ;
- ou à toute autre condition particulière annoncée avant l’inscription.
Lorsque GnOlogiK refuse définitivement une inscription après encaissement de la PAF sans faute imputable au participant, la PAF correspondante est remboursée.
Article 7 – Billetterie et paiement via HelloAsso
GnOlogiK peut confier la gestion technique des inscriptions et des paiements à la plateforme HelloAsso.
Dans ce cas, le paiement est réalisé au moyen des services proposés par HelloAsso et est également soumis aux conditions d’utilisation applicables à cette plateforme.
HelloAsso intervient en qualité de prestataire technique pour la gestion de la billetterie et/ou des paiements.
GnOlogiK demeure l’organisateur de l’événement.
Toute question ou réclamation concernant le déroulement de l’événement, les conditions de participation, une annulation, un remboursement de la PAF ou l’organisation du GN doit donc être adressée à GnOlogiK.
Les difficultés exclusivement liées au fonctionnement technique ou aux services propres à HelloAsso peuvent relever des procédures prévues par cette plateforme.
HelloAsso peut proposer au moment du paiement une contribution volontaire destinée à financer son propre fonctionnement.
Cette contribution est distincte de la PAF perçue par GnOlogiK et ne constitue pas une somme encaissée par l’association.
Article 8 – Montant de la PAF
Le montant applicable est celui indiqué lors de l’inscription.
Les sommes sont exprimées en euros.
Sauf indication contraire, la PAF couvre uniquement les éléments expressément indiqués dans la présentation de l’événement.
Restent notamment à la charge du participant, lorsqu’ils ne sont pas expressément inclus :
- son déplacement ;
- son costume ;
- son équipement personnel ;
- son matériel de couchage ;
- son hébergement ;
- sa restauration ;
- et ses autres dépenses personnelles.
GnOlogiK peut proposer plusieurs catégories de PAF selon les modalités de participation à l’événement, notamment des tarifs PJ, PNJ, organisateur, bénévole, réduit ou solidaire.
Les conditions correspondantes sont précisées pour chaque événement.
Article 9 – Droit de rétractation
Les inscriptions concernent des activités associatives organisées à une date ou pendant une période déterminée.
Elles ne bénéficient pas d’un droit général d’annulation ou de remboursement de quatorze jours du seul fait que l’inscription a été réalisée à distance.
En tout état de cause, dans l’hypothèse où les dispositions du Code de la consommation relatives aux contrats conclus à distance seraient applicables à l’inscription concernée, l’article L.221-28, 12° du Code de la consommation exclut le droit de rétractation pour les prestations relatives à des activités de loisirs devant être fournies à une date ou à une période déterminée.
Les éventuelles possibilités d’annulation et de remboursement sont donc celles prévues par les présentes Conditions Générales ou par les conditions particulières de l’événement.
Article 10 – Désistement du participant
L’organisation d’un GN nécessite d’engager des dépenses plusieurs semaines ou plusieurs mois avant sa réalisation, notamment en fonction du nombre de participants inscrits.
En conséquence, le désistement d’un participant ne donne pas automatiquement droit au remboursement de sa PAF.
Les conditions particulières d’un événement peuvent prévoir une politique spécifique de remboursement en fonction de la date du désistement.
À défaut de conditions particulières, le participant empêché peut contacter GnOlogiK afin de rechercher une solution amiable.
Selon les circonstances et notamment les dépenses déjà engagées, la possibilité de remplacer le participant ou la capacité de l’association à réattribuer sa place, GnOlogiK peut notamment proposer :
- un remboursement total ou partiel ;
- un avoir ;
- le transfert de l’inscription ;
- ou toute autre solution acceptée par les parties.
Cette possibilité ne constitue pas un droit systématique au remboursement.
Article 11 – Transfert d’une inscription
Un participant ne pouvant plus assister à l’événement peut demander à GnOlogiK l’autorisation de transférer son inscription à une autre personne.
Le transfert n’est pas automatique et doit être préalablement accepté par l’association.
Il peut notamment être refusé lorsque :
- le remplaçant ne remplit pas les conditions de participation ;
- le participant dispose d’un personnage ou d’une fonction ne pouvant raisonnablement être transféré ;
- les inscriptions sont nominatives pour des raisons réglementaires, d’assurance ou de sécurité ;
- l’organisation de l’événement ne permet plus de traiter le changement dans des conditions raisonnables.
Le nouveau participant doit fournir les informations nécessaires et accepter les règles applicables à l’événement.
Article 12 – Attribution des personnages
Lorsque l’événement prévoit l’attribution de personnages, groupes, factions ou fonctions de jeu, celle-ci relève de l’équipe organisatrice.
Les souhaits exprimés par les participants sont pris en considération dans la mesure du possible mais ne constituent pas, sauf engagement exprès de GnOlogiK, une garantie d’attribution.
GnOlogiK peut modifier une attribution lorsque les nécessités scénaristiques, organisationnelles ou de sécurité l’exigent.
Une modification raisonnable d’un personnage, d’un groupe, d’une faction ou d’un élément scénaristique ne constitue pas à elle seule un motif de remboursement.
Article 13 – Modification de l’événement
GnOlogiK peut apporter les modifications raisonnablement nécessaires au bon déroulement d’un événement.
Peuvent notamment être adaptés :
- certains horaires ;
- l’organisation matérielle ;
- certaines activités ;
- le programme ;
- certains espaces utilisés ;
- certains éléments scénaristiques ;
- la répartition de personnages ou de fonctions.
Ces adaptations ne donnent pas droit à remboursement lorsqu’elles ne modifient pas substantiellement la nature de l’événement.
En cas de modification substantielle avant l’événement, GnOlogiK informe les participants dans les meilleurs délais et leur indique les solutions proposées compte tenu des circonstances.
Article 14 – Annulation par GnOlogiK
Lorsque GnOlogiK annule définitivement un événement pour une raison qui lui est imputable, les participants bénéficient du remboursement de la PAF versée pour cet événement.
Les dépenses personnelles engagées directement par les participants auprès de tiers, notamment les frais de déplacement, costumes, accessoires, matériels ou hébergements réservés séparément, restent à leur charge, sauf lorsque les dispositions légales applicables imposent une solution différente.
Article 15 – Report
Lorsqu’un événement doit être reporté, GnOlogiK communique aux participants la nouvelle date ou période envisagée dans les meilleurs délais.
Les inscriptions sont, dans la mesure du possible, maintenues pour la nouvelle date.
Lorsqu’un participant ne peut raisonnablement participer à la nouvelle date, GnOlogiK recherche avec lui une solution adaptée pouvant notamment prendre la forme :
- d’un remboursement ;
- d’un avoir ;
- ou, avec son accord, d’un transfert vers un autre événement.
Article 16 – Force majeure
Constitue un cas de force majeure tout événement répondant aux conditions prévues par l’article 1218 du Code civil.
Lorsque la réalisation d’un événement est empêchée par un tel événement, GnOlogiK informe les participants dans les meilleurs délais.
En cas d’empêchement temporaire, l’événement peut notamment être reporté lorsque cela est raisonnablement possible.
En cas d’empêchement définitif, les conséquences de l’annulation sont déterminées conformément aux dispositions légales applicables et en tenant compte, le cas échéant, des prestations qui auraient déjà été exécutées.
Aucune disposition des présentes Conditions Générales n’a pour objet de permettre à GnOlogiK de conserver des sommes que la loi imposerait de restituer.
Article 17 – Conditions météorologiques
Les jeux de rôle grandeur nature peuvent se dérouler totalement ou partiellement en extérieur.
Des conditions météorologiques défavorables ne constituent donc pas, à elles seules, un motif d’annulation ou de remboursement.
Les participants doivent prévoir un équipement adapté aux conditions raisonnablement prévisibles.
GnOlogiK peut cependant modifier, interrompre, reporter ou annuler tout ou partie d’une activité lorsque les conditions météorologiques présentent un risque pour la sécurité des personnes.
Article 18 – Respect des règles et consignes de sécurité
La participation implique le respect :
- des présentes Conditions Générales ;
- du règlement de l’événement ;
- des règles de jeu ;
- des consignes de sécurité ;
- des règles du site accueillant l’événement ;
- et des instructions légitimes données par les organisateurs.
Le caractère fictif, théâtral ou immersif du jeu ne peut jamais justifier un comportement présentant un danger réel.
Les participants doivent notamment respecter les règles relatives aux combats simulés, aux armes factices, aux équipements, aux zones interdites et aux activités particulières définies par l’organisation.
GnOlogiK peut interdire l’utilisation de tout équipement qu’elle estime manifestement dangereux ou incompatible avec les règles de sécurité de l’événement.
Article 19 – Respect des personnes
Tout participant doit adopter un comportement respectueux envers les autres participants, bénévoles, organisateurs, prestataires, visiteurs et propriétaires des lieux.
Sont notamment susceptibles de donner lieu à une intervention de l’organisation :
- les violences réelles ;
- les menaces ;
- le harcèlement ;
- les comportements discriminatoires ;
- les comportements sexistes ou sexuellement déplacés ;
- les atteintes au consentement ;
- les comportements dangereux ;
- les dégradations volontaires ;
- et les perturbations graves ou répétées de l’événement.
Le jeu de rôle ne constitue jamais une justification permettant de s’affranchir du consentement réel des personnes ou des règles de sécurité.
Article 20 – Mesures de sécurité et exclusion
GnOlogiK peut prendre toute mesure raisonnablement nécessaire pour assurer la sécurité et le bon déroulement de l’événement.
Selon la nature et la gravité des faits, l’association peut notamment :
- rappeler une règle ;
- adresser un avertissement ;
- interrompre la participation à une activité ;
- retirer temporairement un équipement ;
- demander à un participant de quitter une zone ;
- ou exclure un participant de l’événement.
En cas de danger immédiat, violence, harcèlement, atteinte grave au consentement, infraction ou manquement grave aux règles de sécurité, l’exclusion peut être immédiate.
Lorsque l’exclusion résulte d’un manquement suffisamment grave du participant à ses obligations, les prestations déjà exécutées ne donnent pas lieu à remboursement.
Les conséquences financières concernant les prestations restant éventuellement à exécuter sont appréciées au regard de la gravité des faits, des dépenses engagées par l’association et des règles légales applicables.
Article 21 – Alcool, stupéfiants et comportement
La consommation d’alcool est soumise à la législation applicable ainsi qu’aux règles du site et de l’événement.
La détention et la consommation de substances illicites sont interdites.
Un participant dont l’état compromet manifestement sa sécurité, celle des autres personnes ou le bon déroulement de l’événement peut être écarté temporairement d’une activité ou exclu selon la gravité de la situation.
Article 22 – Aptitude et contraintes particulières
Certains événements peuvent comporter des déplacements, des activités physiques, des environnements naturels, des scènes nocturnes, des effets lumineux ou sonores ou d’autres contraintes précisées dans leur présentation.
Chaque participant doit prendre connaissance des caractéristiques annoncées de l’événement afin d’apprécier sa capacité à y participer.
Lorsqu’un aménagement particulier est nécessaire, le participant est invité à contacter GnOlogiK suffisamment en amont afin que les possibilités d’adaptation puissent être étudiées.
L’association ne peut garantir qu’un aménagement sera matériellement possible dans toutes les situations, mais s’efforcera de rechercher une solution raisonnable lorsque les circonstances le permettent.
Article 23 – Participants mineurs
La participation d’un mineur n’est possible que lorsque l’événement l’autorise expressément.
GnOlogiK peut fixer un âge minimum et imposer des conditions particulières.
Une autorisation du représentant légal peut notamment être exigée.
Selon l’âge du participant et la nature de l’événement, la présence d’un adulte responsable peut également être obligatoire.
Les règles particulières applicables sont précisées pour chaque événement concerné.
Article 24 – Effets personnels
Les participants restent responsables de leurs costumes, accessoires, équipements et effets personnels.
Il leur est recommandé de ne pas apporter d’objets inutilement précieux ou fragiles.
GnOlogiK ne peut être tenue responsable de la perte, du vol ou de la détérioration d’effets personnels lorsqu’aucune faute imputable à l’association n’est à l’origine du dommage.
Article 25 – Dégradations
Chaque participant est responsable des dommages qu’il cause dans les conditions prévues par le droit commun.
Les participants doivent respecter les terrains, bâtiments, décors, matériels, équipements et espaces naturels utilisés pour l’événement.
Les dégradations volontaires ou résultant d’un comportement fautif peuvent donner lieu à une demande de réparation du préjudice subi et, selon leur gravité, à une exclusion.
Article 26 – Responsabilité
GnOlogiK répond des dommages qui lui sont imputables dans les conditions prévues par le droit applicable.
La responsabilité de l’association ne saurait toutefois être engagée pour un dommage exclusivement imputable :
- à une faute du participant ;
- au non-respect des règles ou consignes de sécurité ;
- à l’utilisation inappropriée d’un équipement personnel ;
- au fait d’un tiers lorsque les conditions légales d’exonération sont réunies ;
- ou à un cas de force majeure.
Aucune disposition des présentes Conditions Générales n’a pour objet ou pour effet d’exclure une responsabilité que la loi interdit d’exclure.
Article 27 – Assurance
GnOlogiK souscrit les assurances nécessaires à l’exercice de ses activités conformément aux obligations qui lui sont applicables.
Cette assurance ne se substitue pas nécessairement aux assurances personnelles des participants.
Chaque participant est invité à vérifier qu’il dispose d’une assurance responsabilité civile couvrant les dommages qu’il pourrait causer à autrui dans le cadre de ses activités personnelles.
Article 28 – Propriété intellectuelle
Les univers, scénarios, textes, illustrations, documents, règles originales, éléments graphiques, créations audiovisuelles, personnages et autres contenus produits par GnOlogiK ou pour son compte peuvent être protégés par le droit de la propriété intellectuelle.
La participation à un événement ne confère aucun droit de propriété ou d’exploitation sur ces créations.
Toute reproduction ou diffusion doit respecter les droits de leurs auteurs et titulaires.
Article 29 – Photographies, vidéos et droit à l’image
Des photographies et vidéos peuvent être réalisées pendant les événements.
L’utilisation de l’image identifiable d’un participant est soumise aux règles applicables au droit à l’image.
Lorsque cela est nécessaire, GnOlogiK recueille une autorisation distincte précisant les utilisations envisagées.
L’acceptation des présentes Conditions Générales ne constitue pas, à elle seule, une autorisation générale et illimitée d’exploitation du droit à l’image du participant.
Les modalités pratiques permettant de signaler un refus d’être photographié ou filmé peuvent être précisées pour chaque événement.
Article 30 – Données personnelles
GnOlogiK est amenée à traiter des données personnelles nécessaires à la gestion des inscriptions et à l’organisation de ses événements.
Ces données peuvent notamment être utilisées pour :
- gérer les inscriptions ;
- communiquer avec les participants ;
- préparer les personnages, groupes et activités ;
- organiser la logistique ;
- assurer la sécurité ;
- gérer les demandes et réclamations ;
- et satisfaire aux obligations administratives ou légales de l’association.
Lorsque l’inscription est effectuée par l’intermédiaire de HelloAsso, certaines données sont également traitées par cette plateforme selon ses propres conditions et sa politique de confidentialité.
GnOlogiK traite les données relevant de sa responsabilité conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la législation française applicable.
Les modalités détaillées relatives aux traitements, aux durées de conservation et aux droits des personnes concernées sont précisées dans la politique de confidentialité de GnOlogiK.
Article 31 – Réclamations et règlement amiable des différends
En cas de difficulté concernant une inscription ou la participation à un événement, le participant est invité à contacter en priorité GnOlogiK afin de rechercher une solution amiable.
Les réclamations peuvent être adressées à :
Association GnOlogiK
25 rue de la Forêt 77160 Chenoise
E-mail : contact@gnologik.com
GnOlogiK s’efforcera de répondre dans un délai raisonnable.
À défaut de résolution amiable, chacune des parties conserve la possibilité de saisir les juridictions compétentes conformément aux règles légales applicables.
Article 32 – Droit applicable
Les présentes Conditions Générales sont soumises au droit français.
Tout litige relève des juridictions déterminées conformément aux règles légales de compétence applicables.
Aucune juridiction particulière n’est imposée au participant par les présentes Conditions Générales lorsqu’une telle clause serait contraire aux règles impératives applicables.
Article 33 – Évolution éventuelle du régime juridique de l’association
Les présentes Conditions Générales sont établies au regard de la nature associative, non lucrative et occasionnelle des événements organisés par GnOlogiK.
Si la nature, la fréquence ou les modalités économiques de ses activités venaient à évoluer de manière significative, l’association pourra réexaminer le régime juridique applicable à ses relations avec les participants et adapter en conséquence les présentes Conditions Générales.
Cette disposition ne saurait avoir pour effet d’écarter une règle impérative qui serait applicable à une relation déterminée indépendamment de la qualification retenue par les présentes Conditions Générales.
Article 34 – Nullité partielle
Si une disposition des présentes Conditions Générales était déclarée nulle ou inapplicable, les autres dispositions demeureraient applicables dans la mesure permise par la loi.
La disposition concernée serait alors écartée ou interprétée conformément aux règles légales applicables.
Article 35 – Modification des Conditions Générales
GnOlogiK peut modifier les présentes Conditions Générales notamment afin de les adapter à l’évolution de ses activités, de son fonctionnement ou de la réglementation.
La version applicable à une inscription est celle portée à la connaissance du participant au moment de son inscription.
Une modification ultérieure ne modifie pas rétroactivement les conditions d’une inscription déjà conclue, sauf accord des parties ou disposition légale contraire.
Article 36 – Acceptation
L’inscription à un événement implique la prise de connaissance et l’acceptation des présentes Conditions Générales selon les modalités prévues lors de l’inscription.
Lorsque l’inscription est effectuée par l’intermédiaire de HelloAsso, les conditions propres à l’utilisation des services de cette plateforme s’appliquent parallèlement pour les services qu’elle fournit.
Dernière mise à jour : 10/08/2026